Reklam ajansının çeşitli görevleri vardır. Bunlardan biri olan müşteri ilişkileri, başlı başına bir görev olarak öne çıkmaktadır. Bu nedenle, reklam ajanslarında müşteri ilişkileri oldukça önemli bir birim olarak adlandırılmaktadır. Tüm işlemlerin takibini sağlamasının yanı sıra aynı zamanda da çalışmalar sonrasında meydana gelen projelerin de müşteriye sunulması konusunda devreye girmektedir. Aynı zamanda da çalışma esnasında da müşteriyle gerçekleştirilmekte olan tüm iletişim olgularını saklayarak kayıt altına da almaktadır. Müşteri ilişkileri birimlerinde çalışan kişilerin müşterilerin daha fazla sayılarda olmalarını sağlamak ve şirket imajını da geliştirmek noktasında da etkinlik göstermektedir. Bununla beraber de ajansı tam olarak temsil ettiği de gözlemlenebilmektedir. Müşteri ilişkileri birimi içerisinde;
- Yönetim Denetçisi ( Management Supervisor)
- Müşteri Birimi Denetçisi ( Account Supervisor)
- Müşteri Birimi Yöneticisi ( Account Executive)
- Müşteri Birimi Yöneticisi Asistanı ( Assistant Account)
Yaratıcı birim; müşteri tarafından istenilen tanıtımların en etkili bir biçimde ortaya konulmasını sağlayan bölümler olarak görülebilmektedir. İşini tamamen özgün ve zamanında geçirecek olan bu birimin içerisinde farklı işlemleri hayata geçirecek kişiler mevcuttur.
Sanat yönetmeni (Art Director): yaratıcı fikirlerin meydana gelmesine katkı sağlamaktadır. Aynı zamanda da bu fikirlerin etkili bir biçimde gerçeğe dönüşmesinden sorumludur. Kontrol ve denetim işlemlerini de üstlenir.
Metin yazarı: fikirlerin meydana gelmesine katkı sağlamasının yanı sıra yazıya geçirilmesini sağlamakla mükelleftir. Aynı zamanda da metinde olan hataları düzeltmektedir.
Grafik ekibi ise; görsellerin ve yazıların biçiminin istenildiği gibi olmasından sorumludur. Aynı zamanda da basma işlemleriyle de uğraşmaktadırlar.
Stratejik planlama kapsamında meydana getirilecek olan tanıtım faaliyetlerinin hangi kitleye hitap edeceğini belirleyeceklerdir. Aynı zamanda da proje öncesi ve sonrasında da hedef kitleye uygunluk açısını test etmek amacıyla araştırma içerisine de gireceklerdir.
Mali ve idari işler bölümü de tüm ödemeleri kayıt altında tutarak; gelir gider dengesini ayarlama aşamasında da nitelikli bir konumda yer almaktadır. Aynı zamanda da yönetim aşamasındaki tüm unsurları da uygulayarak; ideal çalışma ortamı için gereken şartları oluşturmaktadır.
Prodüksiyon ise hazırlanan tüm projeleri değerlendirmeye alarak; en kaliteli sonuçları en uygun fiyata sağlayabilecek olmasından ötürü dikkat çekmektedir. Aynı zamanda da çalışma verilerini de arşivlemesiyle de bilinmekte olan birimdir.
Basılı işlerde baskı tekniği ve kampanyaların renk özellikleri devreye girerek; uygun sonuçların sağlanması durumu söz konusu olmaktadır.
Medya planlama işlemleri de kampanya ile sağlanacak olan mesajların hedef kitlelere en uygun biçimde sağlanması adına etkili işlemleri gerçekleştirmektedir.
Medya planlamacısı (media planner) kullanılacak olan medya ögelerinin ve bu medya ögelerinin zamanlamalarının ne kadar masraf karşılığında kullanılacağını belirlemekle mesuldür.
Medya satın alıcı ( media buyer) medya ögelerinin fiyatlarını araştırarak; onaylanan medya araçlarına en uygun bir biçimde ulaşmayı da sağlamaktadır.
Medya araştırması (media research) medya bilgilerine dayalı olarak genel bir değerlendirme yapmaktadır. İş durumuna dair yoğunluğu araştıracak olan bu birim aynı zamanda da geleceğe dair tahminlerini de ileteceklerdir.
Bilgi işlem biriminde ise ajansların içerisinde bilgi alışverişini kontrol etmek adına kendini göstermektedir. Aynı zamanda da çalışanları eğiterek; gerekli yönlendirmeleri de ortaya çıkarma konusunda faaliyetlerini ortaya koymaktadır.
İnsan kaynakları bölümünde de ajansların içerisindeki görev dengesini kurmaya dair çalışmalar yapılmaktadır. Bununla ilgili de yöneticilere gerekli bilgileri de sağlamaktadır. Son olarak personellerin kariyerlerini planlamakta ve eğitim organizasyonlarını da meydana getirmektedir.
Trafik birimi ise reklam ajansı içerisindeki tüm işleyişin en doğru biçimde gerçekleşmesi olanağını da ortaya koymaktadır.
Arşiv bölümü ise tüm çalışmaların depolanarak; düzenli bir biçimde saklanmasını içeren birimdir. Bu birimler içerisinde istenilen evrak ya da materyal kısa süre içerisinde bulunabilmektedir.
Tüm bu bölümlerin yanı sıra yardımcı birimler de ajanslarda an be an devrede olarak; ajansın imajnı önemli ölçüde dışarıya yansıtmaktadır.
Santral görevlileri ve resepsiyonistler; müşterilerle ve diğer kişilerle iletişimi kurmaktadır. Aynı zamanda da ajansın imajını da koruyarak; verimli bir biçimde çalıştığını da an be an göstermektedir. Müşterilerin kendilerini daha önemli hissetmeleri konusunda da etkili bir konumda yer almaktadırlar.
Yönetim sekreterliği ise dış dünyanın idare ile olan ilişkisini sağlama konusunda aracılık etmektedir. Aynı zamanda da telefon görüşmelerini ve randevuları da düzenlemektedir. Son olarak ise tüm toplantı ve faaliyetleri de düzenleyen birim olarak da kendini göstermektedir.
Bu yazımızda reklam ajansının görevleri konusuna değindik. Gelecek yazılarımızda görüşmek üzere…
