Kıyaslama olarak da bilinen Benchmarking yöntemi, özellikle de günümüzde oldukça popüler bir kavram haline geldi. Biz de Acw İstanbul Reklam Ajansı olarak, bugünkü yazımızda Benchmarking (kıyaslama) yöntemini mercek altına alıyoruz. Benchmarking, yeni ve köklü pek çok şirketin, çalışma prensiplerini oluşturmak ve takip edebilmek adına faydalandığı bir yöntemdir. Daha kısa şekilde tanımlayacak olursak, kişiler veya işletmeler için örnek alınacak referans noktasının belirlenmesidir. Genel olarak bir şirketin rekabet gücünü artırma hedefiyle kullandığı kıyaslama yönteminin asıl amacı; şirket performansını, randımanı, kaliteyi ve üretimi artırmaktır.
Benchmarking Kavramı Ne Zaman Ortaya Çıktı?
Bu noktada genel bir bilgi vermeden önce, Benchmarking kavramının tarihine de değinmemiz gerekiyor. Benchmarking yöntemi, ilk olarak 1980’lerin başında Xerox işletmesi tarafından uygulanmıştır. Xerox’un bu yöntemi kullanmasındaki temel amaç, diğer Japon işletmelerinin farkını öğrenebilmektir. Bu doğrultuda Xerox, 1979 yılında rakiplerinin üretmiş olduğu fotokopi makinelerinin parçalarını sökerek, detaylı bir inceleme başlatmıştır.
Mercek altına aldığı bu parçaların fiziksel bileşimlerini değerlendiren Xerox, üretim maliyetlerini de göz önünde bulundurmuş ve bu ürünlerin nasıl daha az maliyetlerle üretildiğini anlayabilmek adına bütün faktörleri enine boyuna incelemiştir. Akabinde gerekli bilgilere ulaşan firma, elde ettiği verileri kendi üretim sürecine adapte etmiştir. Bilhassa 1980’li yıllardan sonra iyice yaygınlaşmaya başlayan benchmarking yöntemi, günümüzde birçok şirket tarafından kullanılmakta ve etkisini her geçen gün artırmaktadır.
Benchmarking Amacı Nedir?
Benchmarking, bir alanda en iyi olabilmek için hizmetlerinizi, uygulamalarınızı ve ürünlerinizi rakiplere veya endüstrinin önde gelenleriyle birlikte değerlendirerek, kendinizi geliştirebileceğiniz bir süreçtir.
Benchmarking uygulamasının amaçlarını ise şu şekilde sıralayabiliriz:
- Kuruluşun amaç ve hedeflerini belirlemesine yardımcı olmak,
- Hedefleri ve uygulamaları geçerli kılmak,
- Hedef ve amaçlara ulaşmak için en iyi uygulamaları saptamak,
- Şirketin stratejik yönetimi için verimli içerikler sağlamak,
- Şirket kültürünü değiştirmek ya da sağlamlaştırmak,
- Şirketin mevcut uygulamaları ve rakiplerin uygulamalarını kıyaslayarak eksik noktaları belirlemek,
- Maliyetleri azaltmak,
- Motivasyon ve performans artırmak.
Benchmarking Nasıl Yapılır?
Kıyaslama yöntemi, ilk olarak şu şekilde başlar. İki veya daha fazla şirket işlem ve çalışma yöntemlerine yönelik bilgilerin paylaşılmasını karşılıklı anlaşarak kabul eder. Lakin bu şirketlerin sahip olduğu bilgiyi vermeme bakımından özgür oldukları unutulmamalıdır. Ayrıca birbirlerini rakip olarak da görmeyebilirler. Benchmarking yöntemi kapsamında bir şirket, kendisini başka bir şirketle karşılaştırır. Bu kıyaslamadaki asıl amaç;
- Şirketin hedeflerini yeniden gözden geçirmek, bu hedeflere ulaşmak için en iyi uygulamaları belirlemek,
- Şirket kültürünü daha üst seviyelere taşımak,
- Eğer ihtiyaç varsa şirket kültürünü tamamen değiştirmek,
- Söz konusu hedefleri nasıl hayata geçirilebileceğini belirlemek,
- Şirket içinde var olan iyi uygulamaları daha fazla öne çıkararak çalışanların motivasyonunu artırmak,
- Rekabet avantajını ve buna paralel olarak şirket performansını artırmaktır.
Benchmarking sürecinin başarılı bir şekilde sonuçlanabilmesi için, gelişime açık olmalı ve yeniyi var olan düzene entegre etme bakımından yeterli motivasyona sahip olunmalıdır. Bununla birlikte kıyaslama yapılacak şirketin, bahsi geçen şirkete yakın özelliklerde olması, bu sürecin sağlayacağı katkıların maksimum olmasını sağlayacaktır.
Benchmarking Aşamaları ve Uygulama Yöntemleri
Planlama Aşaması
Benchmarking aşamalarından ilki olan planlama aşamasında hedef, şirketin eksik olduğu noktaların tespit edilerek bu eksikleri iyileştirmeye yönelik hangi adımların atılacağını araştırmaktır. Planlama aşaması, bu süreçteki en detaylı olunması gereken aşamalardan biridir.
Şirket Seçimi
Diğer bir aşama olarak öne çıkan şirket seçimi aşamasında, benchmarking işleminin yapılacağı şirket seçimi yapılır. Bu seçim aşamasında en önemli kriter, kurumun iyi seviyede işliyor olması ve karşılaştırma yapılacak şirketler arasındaki benzerliktir. Akabinde bahsi geçen kurumla iletişime geçilerek iş birliği yapılır.
Analiz
Kıyaslama yapacağınız şirketle anlaşılan şeffaflık çerçevesinde gerekli bilgiler paylaşılır. Elde edilen bilgiler mercek altına alındıktan sonra benchmarking analizleri yapılır ve raporlar hazırlanır. Raporlar tamamlanır tamamlanmaz, raporda görülen eksik veya hatalı noktaların çözümüne yönelik tavsiyeler sunulur.
Uygulama
Uygulama aşaması, kıyaslama sürecinde en çok öne çıkan adımdır. Sürecin bu aşamasında başarılı olmak için sadece yöneticilerin değil, aynı zamanda bütün çalışanların katılımı gerekmektedir. Ayrıca kıyaslama sürecinin doğru olması ve çıkan sonuçların da söz konusu şirket için uygulanabilir olması gerekir. Bu aşamada zamanlama son derece önemlidir. Şayet yanlış zamanlama olursa, o ana kadar yapılan bütün çalışma başarısızlıkla sonuçlanabilir.
